بهبود فرهنگ تسهیم دانش
منبع: فروغ عسگری
هنگامی که مدیران شرکتها، میلیونها تومان بر روی زیر ساختهای مـدیریت دانش در سازمان خود سرمایه گذاری کرده و بازگشتی را در طول ماههای آتی نمی بینند ،دچار واهمه می شوند. در صورتی که هیچ نشانه ای از وجود مشکل در کاربر دهای به کار گرفته شده در سازمان وجود نداشته باشد ،مدیران باید کل سازمان را مورد بازنگری قراردهند. به معنی دقیق ،مدیران باید فرهنگ تسهیم دانش را در سازمان خود مورد ارزیابی قراردهند.
یک فرهنگ تسهیم دانش ،محیطی است که در آن افراد تمایل دارند اطلاعات خود را صرف نظر از اندازه سازمان یا شرکت ،اشاعه داده و منتشر نمایند. بدین منظور افراد باید به هنجارها ،ارزشها ،نگرشها و باورهای بنیانگذاری شده توسط سازمان اعتقاد داشته و وفادار باشند. در صورتی که هر یک از جنبه های تسهیم دانش نقص شود، اطلاعات به فرد موردنظر نخواهد رسید واز این رو منجر به ایجاد یک گلوگاه انتقال اطلاعات خواهد شد.
بهزاد حسین عباسی
مدرس مدیریت دانش
معلم مدیریت دانش در سازمان
استاد مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت دانش
سخنران اصول و فنون مذاکرات تجاری و مدیریت مدرس مدیریت استاد مدیریت ارتباط با مشتری
مدرس مدیریت دانش
معلم مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت دانش
مدرس فروش برندینگ مدرس اصول و فنون مذاکره زبان بدن و فروش و فروشندگی
مدرس مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت دانش
هماهنگی جهت برگزاری سمینارهای سازمانی و فروش و فروشندگی
مدیر برنامه ها جواد حسنی
09372202257
9197685104
behzadabbasi.ir
به منظور بهبود فرهنگ تسهیم دانش ،باید از یک برنامه ساختار یافته پیروی شود. در اینجا عناصر ی از یک برنامه که می بایستی توسط مدیران در طراحی مجدد فرهنگ تسهیم دانش د رسازمانها مد نظر قرار گیرد ،ارایه شده است :
۱) بر اهمیت و نیاز به تسهیم دانش تاکید نمایید.
اگرچه ممکن است این جنبه ابتدایی به نظر برسد ، اما غالباً نادیده گرفته میشود. از لحظه ای که یک فرد به واحد مدیریت دانش آورده می شود ، وی باید از اهمیت به اشتراک گذاری اطلاعات صحیح در بین افراد مناسب آگاه باشد. در صورتی که تسهیم دانش برای سازمانهایی که برای گرفتن تصمیـم های درست تجاری به اطـلاعـات وابسته اند ، به صورت یک هنجار درآید ، کارمندان واحد مدیریت دانش باید همواره برای انتشار داده های مرتبط بر حسب نیاز آماده باشند. بدین منظور آنها باید :
ـ بدانند که به اشتراک گذاری اطلاعات از طریق گزارش مطالعات موردی و مرور بهترین تجربیات در گذشته تا چه حد به سازمان کمک کرده است.
ـ در خصوص ابزارهای مورد استفاده برای تسهیم اطلاعات در شرکت ، آموزش دیده باشند.
ـ بر حسب نیاز یک تحلیل، علت و معلولی از انتشار اطلاعات ارایه دهند.
ـ پس از تسهیم اطلاعات ، مورد تشویق قرار گیرند.
افرادی که قادر به درک نیاز به تسهیم دانش در شرکت نمی باشند ، ممکن است افراد مناسبی برای کار در این واحد نباشند.
۲ ) اعتماد را ارتقاء دهید.
یکی از حیاتی ترین عناصر در پس یک فرهنگ تسهیم دانش قابل اطمینان ، اعتماد است. در صورتی که در بین افراد یک شرکت ، اعتماد وجود نداشته باشد ، دانش احتکار خواهد شد. اطلاعاتی که تنها در دست تعداد محدودی از افراد وجود داشته باشد ، می تواند خطرناک باشد. هنگامی که تنها افراد انتخاب شده محدودی به دانش دسترسی داشته باشند ، آنها به افراد قدرتمندی در سازمان تبدیل خواهند شد که
می توانند بر تصمیماتی که توسط مدیریت ارشد گرفته می شود تاثیر گذارند.
برای جلوگیری از ایجاد چنین وضعیتی ، مدیران باید محیطی را ارتقا دهند که در آن کارمندان بتوانند به همکاران خود درباره آنچه که کشف کرده و تحلیل نموده اند اعتماد نمایند. استراتژیهای زیر می توانند جهت ایجاد واحدی ایمن و قابل اعتماد که در آن اطلاعات مخفی نشده و برای اهداف شخصی به کار گرفته نخواهد شد ، اجرا شوند :
ـ افراد مناسبی را برگزینید. واحد دانش نباید از افرادی که تنها در پی اهداف خاص خود هستند تشکیل شده باشد. در عوض این واحد باید از افرادی تشکیل شود که بتوانند برای انجام وظایف خود تشکیل تیم دهند. افراد یک تیم که به مدت طولانی با یکدیگر کار می کنند ، به نظر می رسد می توانند روابطی را بر مبنای اعتماد ایجاد نمایند.
ـ محیط را ارزیابی کنید. مدیران باید دریابند که چرا اعتماد بین همکاران وجود ندارد. پی بردن به علل ریشه ای می تواند منجر به برطرف کردن موانع ایجاد اعتماد گردد. دستیابی به داده هایی از کار افراد در واحد ، می تواند این هدف را برآورده نماید.
ـ در تمرینات تیمی شرکت نمایید. افراد باید از محیط کاری فاصله گرفته و در فعالیتهای تیمی درگیر شوند. تمرینات باید نمادی از فرآیندی باشد که کارمندان واحد دانش باید در کار خود آن را انجام دهند.
۳ ) از انباشت زیاد اطلاعات پرهیز کنید.
اطلاعات بیش از حد می تواند در ایجاد فرهنگ تسهیم دانش مشکل ایجاد نماید. با وجود حجم زیادی از داده هایی که در سازمان جریان دارد و زمان محدودی که کارمندان دانش در هر روز دارند ، میزان اطلاعاتی که هر فرد می تواند اشاعه دهد، محدود می باشد. بمباران شدن دایمی با اطلاعات منجر می شود که افراد به تسهیم حداقل داده ها کفایت کرده ، در حالی که بقیه داده ها باقی خواهد ماند. در نتیجه اطلاعات حیاتی به افرادی که نیاز دارند به آسانی به آنها دسترسی یابند ، نخواهد رسید.
در صورتی که وجود اطلاعات بیش از حد فرهنگ را تهدید می کند ، نکات زیر می تواند به ارتقاء و بهبود فرایند تسهیم اطلاعات در شرکت کمک نماید :
ـ شروع به فیلتر کردن اطلاعات بر مبنای لغات کلیدی نمایید.
ـ جستجوهای متمرکزتری در وب و پایگاه داده اجرا کنید.
ـ رویکرد جمع آوری اطلاعات در درون سازمان را دوباره ساماندهی کنید.
ـ یک معیار مشخص برای قضاوت در خصوص اینکه چه چیزی به واحد مرتبط است داشته باشد.
۴ ) ابزارهای مناسب را در اختیار داشته باشید.
به منظور این که فعالیت های افراد باعث ایجاد فرهنگی در سازمان شود که تسهیم دانش را ارتقاء دهد ، سازمان باید به این افراد ابزارهای مناسب برای به اشتراک گذاری داده ها را ارایه نماید. با گوش دادن به نیازهای کارمندان دانش ، مدیران باید قادر باشند تا ارزیابی دقیقی از آنچه که مورد نیاز است داشته باشند تا ارزیابی دقیقی از آنچه که مورد نیاز است داشته باشند تا بتوانند واحد خود را به واحدی کارا و موثر که اطلاعات را تنها با چند کلیک ساده و یک موس انتقال می دهد ، تبدیل نمایند. برای اطمینان از اینکه افرادی که در یک سازمان به تسهیم دانش می پردازند از ابزارهای مناسب استفاده می کنند ، مدیران باید موارد زیر را مد نظر قرار دهند :
ـ تحقیق و بررسی در خصوص ابزارهای فعلی در شرکت که برای تسهیم دانش به کار می روند.
ـ بررسی اینکه چگونه ابزارهای فعلی می توانند کاراتر عمل کنند تا دانش را قابل دستیابی نمایند.
ـ ادامه کار برای کسب بهترین ابزارهای ممکن به منظور کمک به افراد در کار آنها جهت آماده سازی داده، برای تصمیم گیران کلیدی
ـ یافتن ابزارهایی که مناسب با کاربران برای طولانی مدت باشد.
ـ آموزش افراد برای استفاده از کاربردها به منظور اجرای هر چه موثرتر وظایف تسهیم دانش
از همان نخستین بار که ابزارها به دست آمده و توسط کاربران مورد نظر مورد استفاده قرار می گیرد ، مدیران باید به طور مداوم عملکرد کاربردها را ارزشیابی کرده و اصلاحات و تغییرات لازم را برای اطمینان از اینکه واحد با مشکلی در توزیع اطلاعات مواجه نخواهد شد ، اعمال نمایند.
۵ ) به اشتراک گذارندگان دانش را تغییر دهید.
اگر موقعیتی به وجود آید که افراد هر واحد ، مانع جریان داده در شرکت گردند ، مدیران دارای این قدرت هستند که این افراد را جایگزین کنند و پرسنلی را در واحد مستقر نمایند که اطمینان حاصل شود افراد ماهری که دارای انگیزه برای تسهیم اطلاعات هستند در جای مناسب خود قرار گرفته اند. تغییر به اشتراک گذارندگان دانش ، روح تازه ای در واحد مدیریت دانش خواهد دمید و ایده های جدیدی را به گروه خواهد آورد.
انجام تغییرات ضروری در پرسنل ، یک موضوع حساس و دقیق است. برای اینکه از اعمال برخی تبعیضها به هنگام جابجایی افراد از کار فعلی آنها جلوگیری به عمل آید ، مدیران باید مواردی از قبیل گزینه های زیر را در نظر بگیرند :
ـ آیا افراد از وظایف جاری خود در واحد ناراضی هستند ؟
ـ آیا افراد به اندازه کافی ماهر هستند تا به عنوان عضوی از تیم باقی بمانند ؟
ـ این افراد چه خدماتی را در طی ۶ تا ۱۲ ماه گذشته در واحد ارایه داده اند ؟
ـ آیا برای شرکت این امکان وجود دارد که تغییرات لازم را انجام دهد ؟
۶ ) مشکلات کوچک را گزارش کنید.
